Capítulo 4 Administração acadêmica do curso

4.1 Colegiado do Curso

O curso de Licenciatura em Ciências Biológicas, ofertado pela Ufes, interiorizado na modalidade EAD, tem Colegiado próprio e é vinculado ao Centro de Ciências Humanas e Naturais. É integrado ao SIE (Sistema Integrado de Ensino) com a prograd e apoiado pela Secretaria de Ensino a Distância (SEAD).

Esse Colegiado tem, entre outras, a atribuição de decidir ou orientar decisões referentes à transferência, remoção de alunos, aproveitamento de créditos, supervisão e orientação acadêmica, conforme regimento interno.

4.2 Equipe acadêmica e técnica

Os alunos encontram à sua disposição nos polos e na SEAD um ambiente de apoio pedagógico e técnico que garantem o pleno funcionamento do curso proposto. Para tal, os polos têm infraestrutura computacional de telecomunicações equivalente às existentes na Universidade para as atividades de coordenação dos polos e orientação acadêmica. Além dessa infraestrutura, as unidades operativas dispõem de laboratórios computacionais para o atendimento aos alunos e também equipamentos para a utilização das mídias necessárias ao Curso.

A equipe pedagógica é formada por professores especialistas com larga experiência no campo da Biologia e seu ensino, orientadores acadêmicos – com experiência e titulação em Biologia ou áreas afins.

A equipe técnica é formada por Gestor Administrativo; Diretor de Tecnologia da Informação; Coordenadores de polos com equipe de apoio da área técnica e científica.

4.3 Amparo Legal

Os estudantes da modalidade EAD devem solicitar a condição de Amparo Legal nos polos, que encaminharão a documentação para apreciação ao Colegiado de Curso e, após, encaminhado à PROGRAD/Ufes.

Regulamentação legal (disponível no site www.prograd.ufes.br):

Lei nº 4.375, de 17 de agosto de 1964: dispõe sobre o serviço militar; o Art. 29 trata do adiamento da incorporação.
Decreto-lei nº. 715, de 30 de julho de 1969: dispõe sobre o abono de faltas àqueles que precisarem faltar às suas atividades civis para prestarem serviço militar conscrito.
Decreto-lei nº. 1.044, de 21 de outubro de 1969: dispõe sobre o amparo legal ao estudante que necessita de tratamento excepcional.
Lei nº. 6.202, de 17 de abril de 1975: estabelece a condição de amparo legal à gestante.

4.3.1 Procedimento

Tratamento Excepcional (Decreto Lei nº. 1.044 de 21 de outubro de 1969)

“Art 1º São considerados merecedores de tratamento excepcional os alunos de qualquer nível de ensino, portadores de afecções congênitas ou adquiridas, infecções, traumatismo ou outras condições mórbidas determinando distúrbios agudos ou agudizados, caracterizados por:

a. incapacidade física relativa, incompatível com a frequência aos trabalhos escolares; desde que se verifique a conservação das condições intelectuais e emocionais necessárias para o prosseguimento da atividade escolar em novos moldes;
b. ocorrência isolada ou esporádica;
c. duração que não ultrapasse o máximo ainda admissível, em cada caso, para a continuidade do processo pedagógico de aprendizado, atendendo a que tais características se verificam, entre outros, em casos de síndromes hemorrágicos (tais como a hemofilia), asma, cartide, pericardites, afecções osteoarticulares submetidas a correções ortopédicas, nefropatias agudas ou subagudas, afecções reumáticas, etc. (…).

O aluno nessa condição (ou seu procurador) deve comparecer à Pró-Reitoria de Graduação, em qualquer época do ano e no início do afastamento das atividades, para dar entrada em processo (formulário próprio da PROGRAD) anexando a seguinte documentação:

Cópia do documento de identidade.
Cópia do Horário Individual.
Laudo Médico informando o nº da enfermidade (CID).
Nada consta da Biblioteca Central.

O protocolo de requerimento de Amparo Legal é entregue ao aluno de imediato. E o prazo de afastamento será computado a partir da data do laudo médico.

Conforme Parecer nº 1638/2010, da Procuradoria Geral da Ufes, quando da análise da documentação, a prograd pode solicitar homologação do Laudo Médico pela Junta Médico-Pericial do Departamento de Atenção à Saúde/Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas/Ufes. É competência do Pró-Reitor de Graduação deferir ou não a solicitação, cabendo ao professor cumprir a decisão.

O deferimento da solicitação tem por consequência:
O abono das faltas do período estabelecido pela PROGRAD. As faltas não serão computadas para fins de reprovação por frequência. E a obrigatoriedade de atribuição ao aluno de tarefas domiciliares.
Cabe lembrar que:

Moléstias de cunho psicológico não estão respaldadas por legislação, portanto não garantem o abono de faltas nem o direito a tarefas domiciliares.
Permanecendo a situação, o Amparo Legal deve ser renovado no início de cada semestre, por meio de novo requerimento ao qual deve ser anexado laudo médico atualizado.

Amparo legal à gestante (Decreto Lei 6.202 de 17 de abril de 1975)

A aluna nessa condição deverá dar entrada no polo, que em seguida encaminhará ao Colegiado do Curso e em seguida à Pró-Reitoria de Graduação, no início do afastamento das atividades, para dar entrada em processo (formulário próprio da PROGRAD) anexando a seguinte documentação:

Cópia do documento de identidade.
Cópia do Horário Individual.
Laudo Médico (atestando o mês de gestação em que se encontra).
Nada consta da Biblioteca Central.

O protocolo de requerimento de Amparo Legal é entregue ao aluno de imediato. E o prazo de afastamento será computado a partir da data informada no laudo médico.

Conforme Parecer nº 1638/2010, da Procuradoria Geral da Ufes, quando da análise da documentação, a PROGRAD pode solicitar homologação do Laudo Médico pela Junta Médico-Pericial do Departamento de Atenção à Saúde/Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas/Ufes.

4.4 Aproveitamento de Estudos / Registro de Dispensa de Disciplina

A solicitação de aproveitamento de estudos será encaminhada ao sead mediante requerimento do aluno à Coordenação do Colegiado de Curso, no prazo a ser fixado pela mesma, fazendo-se a juntada do histórico escolar, caso os estudos tenham sido feitos na ufes.

O aproveitamento de estudos é o reconhecimento do valor formativo equivalente a disciplinas do currículo da Ufes, cursadas com aproveitamento em Instituições de Ensino Superior (IES). É situação passível de ocorrer e leva em conta o percentual de conteúdo equivalente (75%) e a carga horária.

Regulamentação legal

Resolução nº. 23/1997 – dispõe sobre o aproveitamento de estudos nos cursos de graduação da Ufes.

Cabe ao Colegiado a decisão sobre o reconhecimento das matérias, visando suas dispensas. O Colegiado de Curso estabelece critérios complementares para aproveitamento de disciplinas. Após parecer final, o Coordenador encaminha o processo para o Departamento de Registro e Controle Acadêmico/PROGRAD para o registro dos aproveitamentos de estudos concedidos e arquivamento do processo na pasta do aluno.

Procedimentos de Competência do Discente

O aluno deve requerer aproveitamento de estudos diretamente no Colegiado (formulário próprio modelo PROGRAD), anexando a documentação necessária. Para efeito de análise de dispensa de disciplinas, o aluno precisa apresentar no ato de requerimento:

Cópia do histórico escolar do Ensino Superior.
Programa das disciplinas cursadas.
Estrutura curricular do curso de origem.

Arquivo Acadêmico

É o local onde se guarda toda a documentação referente à vida acadêmica dos alunos e ex-alunos da Ufes. Esse arquivo está sob a responsabilidade da Pró-Reitoria de Graduação e compreende:

Arquivo ativo – guarda as pastas dos alunos que estão com registro de matrícula ativo nesta Instituição.
Arquivo inativo – guarda as pastas de alunos cujo registro de matrícula foi desativado, portanto, sem vínculo com esta Universidade.

4.5 Atestados, Certidões e Declarações

São documentos que atestam situações ou dados relativos à vida acadêmica do aluno e são emitidos pela Pró-Reitoria de Graduação. São eles:

Atestado de matrícula
Atestado de trancamento de curso
Atestado de desistência
Atestado de conclusão de créditos / apto a colar grau
Atestado de reconhecimento do curso e sistema de avaliação
Certidão de conclusão de curso (2ª via)
Certidão de estudos
Certidão de registro de diploma

A Coordenação de Curso também pode emitir atestado de conclusão de créditos e/ou de que o aluno está apto a colar grau.

4.5.1 Procedimentos de Competência do Discente

Para solicitar a emissão de documento, o aluno precisa estar devidamente identificado (número de matrícula e documento de identidade); a PROGRAD verifica no Sistema de Informações Educacionais (SIE) a regularidade acadêmica do aluno e providencia o documento pertinente que é entregue de imediato, salvo situações excepcionais (por exemplo, quando se tratar de informação muito antiga).

4.6 Desligamento de Curso

O desligamento do aluno de curso de graduação (cancelamento da matrícula) pode ocorrer de forma facultativa – a qualquer momento e por vontade própria – ou por sanção disciplinar que caracterize sua expulsão; por abandono por dois semestres letivos, consecutivos ou não; por 03 (três) reprovações em uma mesma disciplina; ou, ainda, por não integralização curricular no prazo máximo previsto na legislação vigente.

Para efeitos de desligamento, considera-se abandono de curso o aluno que não solicitar matrícula ou cancelar todas as disciplinas que obteve no semestre.

Conforme Parecer nº 470/2008, da Procuradoria Federal da ufes, ratificado pela Decisão nº 177/2008-CONSUNI, “uma vez rompido o vínculo jurídico entre a ufes e o aluno, em razão de ato administrativo válido e eficaz, há que se exigir o vestibular para o reingresso ao curso”.

Regulamentação Legal

Resolução nº. 24/2000 – CEPE: estabelece normas que regulamentam as situações de abandono, desligamento e jubilamento de alunos dos cursos de graduação (cancelamento de cadastro).

4.6.1 Procedimentos

O processo de desligamento de aluno é feito através de ação conjunta entre Pró-Reitoria de Graduação e Colegiado de Curso.

Cabe ao Departamento de Apoio Acadêmico /PROGRAD encaminhar Memorando aos Colegiados de Curso solicitando a impressão e ampla divulgação do relatório de alunos em situação de desligamento, disponibilizado no SIE.

O Colegiado deve afixar, em mural, cópias da Resolução que rege o processo de desligamento e do relatório de alunos em situação de desligamento, convocando-os a comparecer ao Colegiado de Curso a fim de se manifestarem acerca de sua situação acadêmica (estabelecendo prazo para tal).

Concluída essa etapa, em reunião, o Colegiado de Curso deve analisar e deliberar sobre a situação de todos os alunos constantes do relatório de desligamento, dentro do prazo limite estabelecido em calendário específico, independentemente de o interessado ter comparecido ou se manifestado ao Colegiado.

Quando o Colegiado de Curso entende que o aluno tem condições de concluir o curso em tempo hábil, deve tomar providências do sentido de elaborar Plano de Estudos, exceto em caso de situação de sanção disciplinar que caracterize a expulsão.

Nos casos em que o aluno extrapolar o prazo de integralização curricular, o Colegiado de Curso pode optar por submeter o aluno a Plano de Estudos.

Cada aluno vai gerar um processo individual que o Colegiado encaminha ao DAA/PROGRAD, dentro do prazo estabelecido em calendário específico, contendo sua deliberação devidamente comprovada com extrato de ata.

Os processos encaminhados pelo Colegiado de Curso são analisados e, nos casos em que for aprovado o desligamento, o aluno é informado oficialmente pela prograd, via correspondência ar, a fim de tomar ciência de sua situação e de prazo para apresentação de recurso. Para tal, é utilizado o endereço que o aluno cadastra no sie e que é de sua responsabilidade manter atualizado.

Atenção: o endereço desatualizado/incompleto além de prejudicar o aluno dá respaldo à Ufes em processo judicial.

Havendo recurso do aluno, o DAA/PROGRAD retorna o processo ao Colegiado de Curso para nova análise (o recurso pode ser acatado ou não). O processo deve retornar ao daa/prograd, considerando o prazo limite estabelecido em calendário específico, com a decisão final devidamente acompanhada de extrato de ata da reunião do Colegiado.

No caso de não haver quorum, o Coordenador deve encaminhar a decisão final ad-referendum e assim que acontecer a próxima reunião referendar tal decisão e encaminhar o extrato de ata para ser anexado ao processo.

O DAA/PROGRAD toma as providências junto à Secretaria de Gabinete da PROGRAD para efetivar a publicação da Portaria de Desligamento e junto ao Departamento de Registro e Controle Acadêmico para a inativação no SIE dos alunos desligados.

Atenção: Se transcorridas todas as etapas do processo de desligamento e o resultado final for pela inativação do cadastro do aluno, somente no caso de incorreta aplicação dos critérios da resolução, caberá pedido de reconsideração à Pró-Reitoria de Graduação, no prazo máximo de 15 (quinze) dias úteis, contados a partir da Portaria de desligamento.

O aluno que, tendo solicitado colação de grau, apresentar alguma situação irregular deve buscar orientação junto à Coordenação de Curso a fim de regularizar sua situação.

4.7 Colação de Grau / Confecção e Registro de Diploma

O que é colação de grau?

É a cerimônia solene e pública, realizada sob a presidência da direção do Centro, por delegação do Reitor, que oficializa a conclusão de curso superior de graduação.
Os requisitos básicos para a colação de grau são:

ter integralizado todos os créditos do currículo pleno do curso;
ter solicitado colação de grau no prazo estabelecido no Calendário Acadêmico.

A documentação necessária para solicitação de colação de grau e de confecção e registro de diploma é:

Certidão de nascimento ou casamento (cópia legível).
Carteira de Identidade (cópia legível).
Comprovante de quitação com as obrigações eleitorais (só apresentação)
Comprovante de quitação com as obrigações militares (só apresentação)

Atenção: A prograd pode exigir outros documentos dos alunos após o recebimento do pedido, bem como pedir esclarecimentos ou substituição de cópias ilegíveis.

Informações complementares sobre colação de grau

O formando que por qualquer motivo estiver impossibilitado de comparecer à cerimônia de colação de grau pode indicar um procurador para esse fim (procuração simples, de próprio punho).

Colação de grau em data especial

O formando que não comparecer à cerimônia de colação de grau deve requerer à PROGRAD nova data de colação de grau, situação definida como “colação de grau em data especial”, que é feita somente após a solenidade oficial da turma. O aluno deve preencher o requerimento geral no polo e encaminhar à SEAD. Essa solicitação só pode ser feita entre os dias 1º e 10 de cada mês, após a turma ter colado grau.

A data de colação do aluno que solicitar em data especial será no 1º dia útil do próximo mês. Ou seja, o aluno que solicitar a colação em data especial no mês de Janeiro, colará grau no 1º dia útil do mês de Fevereiro.

Quem solicitou a colação em data especial e não comparecer, deverá solicitar novamente.

Antecipação de Colação de grau

O formando que comprovadamente for aprovado em concurso público e em cuja documentação exigida para a posse constar o diploma de graduação, pode solicitar antecipação de colação de grau junto a Direção do Centro.

Certidão de Colação de grau

A certidão de colação de grau recebida pelo aluno tem validade de 365 (trezentos e sessenta e cinco) dias, sendo substituída posteriormente pelo diploma devidamente registrado.

A certidão de colação de grau é recebida no dia em que o aluno cola grau.

Diploma (registro / 2ª via / apostilamento)

Registro de Diploma

É a autenticação do documento que outorga grau ao aluno concluinte, para o exercício profissional. Cabe à PROGRAD efetivar o registro dos diplomas da Ufes, o que é feito por ordem de data de colação de grau – em aproximadamente 60 dias, após a colação de grau, o diploma está disponibilizado para recebimento.

Recebimento de Diploma

A PROGRAD providencia a confecção e o registro dos diplomas que somente serão entregues mediante apresentação de documento de identidade e de nada consta da Biblioteca Central. Após conferir seus dados no documento, o aluno assina o diploma (com caneta específica) e o comprovante de recebimento que será arquivado juntamente com a documentação pré-selecionada para compor o arquivo inativo.

2ª via de Diploma

A 2ª via de um diploma pode ser expedida tanto por motivo de extravio como por danificação do original. O diploma expedido trará os dados usuais, tendo em destaque, no anverso, a expressão segunda via e no verso, além dos dados referentes ao seu próprio registro, todos os demais dados referentes ao registro do diploma original.

A documentação necessária para solicitação de diploma (1ª ou 2ª via) é:

Certidão de nascimento ou casamento (cópia legível)
Carteira de Identidade (cópia legível)
Comprovante de quitação com as obrigações eleitorais (só apresentação)
Comprovante de quitação com as obrigações militares (só apresentação)

Histórico Escolar Parcial

É o documento que registra todos os dados relativos à vida acadêmica do aluno, além de seus dados pessoais. Há dois tipos de histórico acadêmico: o parcial e o final.

O histórico parcial é emitido semestralmente para os alunos regulares, e registra, entre outras informações, as disciplinas concluídas ou não nos semestres anteriores. O aluno tem acesso ao seu histórico parcial via Portal do Aluno. Acesso: www.portal.ufes.br.

Histórico Escolar Final

O histórico final é emitido pela Pró-Reitoria de Graduação, em papel próprio, para os alunos que concluíram o curso superior, e registra, entre outras informações, todas as disciplinas concluídas com aproveitamento e a data de colação de grau do aluno.

O histórico final pode ser retirado diretamente na prograd, em horário comercial, apresentando documento de identificação com foto, ou poderá ser solicitado no requerimento geral da sead no polo e, posteriormente, a Secretaria do curso encaminhará o histórico final de volta ao polo.

Procedimentos para retificação de Histórico Escolar

Caso seja verificado algum erro nas informações pessoais registradas no histórico escolar, o aluno deverá solicitar a imediata correção junto à PROGRAD.

Em se tratando de retificação de informações acadêmicas, o aluno deve solicitar via polo, a retificação, que encaminha a solicitação ao Colegiado, que consulta o professor da disciplina e encaminha memorando ao Departamento de Registro e Controle Acadêmico/PROGRAD, em prazo estabelecido em Calendário Acadêmico.

A PROGRAD verifica se a solicitação de retificação procede e, em caso afirmativo, providencia a alteração arquivando o memorando junto à pauta.

Horário Individual

É o documento que comprova que o aluno está matriculado no semestre letivo. Nele há informações acerca das disciplinas em que o aluno obteve matrícula, tais como, a turma e o professor.

Os alunos regulares da Ufes têm acesso ao horário individual por meio eletrônico via portal do aluno (www.portal.ufes.br).

4.8 Diplomação

Para diplomação, segundo as Diretrizes Curriculares para o Ensino de Biologia, o licenciando deverá, além de cumprir créditos regulamentares, no prazo regular, buscando amadurecer uma linguagem pessoal:

apresentar monografia sobre um tema das Ciências Biológicas e sua possibilidade de aplicação numa atividade de ação educativa, sob orientação de um professor orientador;
submeter o resultado a uma banca de professores organizados pelo professor orientador.

Retirada do Diploma

O diploma será retirado pessoalmente na Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) apresentando documento de identificação com foto em horário comercial.

Portal do aluno

Mantenha o seu cadastro atualizado com endereço e contatos. Link: www.prograd.ufes.br/portal-do-aluno

Alteração Cadastral

As alterações cadastrais poderão ser realizadas via Portal do Aluno. As alterações de nome, documentos e filiação, deverão ser encaminhadas à SEAD, no requerimento geral, juntamente com cópia de documento.